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会议主持发言之怎样开会才高效?

开会,是一个团队经常遇到的场景,我在做企业教练时,经常看到这样的会议:

 

每周例会,轮流介绍工作进展由老板点评,多数时候参会者发言不积极 ,低头看手机算是常见的反应了,老板问一句“大家有些什么意见?”,多半时间得不到反应;

 

月度、季度或年中的目标总结和绩效会议,老板想要激励一下团队,但感受却象一个人在拉一辆大车,很累很费力,团队并没有真正参与进来,投入度不高;

 

还有常见的问题讨论会议,会议时间冗长,过了饭点还没办法结束,不同部门站在自己的立场来考虑,吵得不可开交,无法达成一致,最终还是要老板来协调拍板,费心费力……

 

在没有学习团队教练之前,这也是令我头痛不已的事。

究竟如何调动起一个人的积极性,把会议变成一个团队积极参与、思想激荡、充满能量的过程?

怎样才能让会议不再低效?

怎样让会议越开大家越愿意参与,开会也变成一件快乐开心、倍受激励的事情?

 

 一、高效开会的三个要点:

 

要想成为一个开会的高手,我有三个要点要分享给大家:

 

1、结构:

当我们把“人”召集到“团队”里来一起进行“会议”,我们有必要了解人的需求结构和思想框架:每个人会如何想,在开会时会有什么需求?我们要了解团队的发展模型和动力所在:团队现在什么阶段,当下的主要动力是什么?如何推进和引导?再了解一个团队会议的必要结构是什么,不同会议的进程如何设计?了解了这些结构,开会就如同庖丁解牛,恢恢乎其于游刃必有余地矣;

 

2、技巧:

要主持好会议,首先要学习的就是沟通技巧:如何在会议中让每一个人感受到被支持,被关注?如何问到关键点的提问技巧;在人多的时候,如何让大家都有机会发表出意见,并且被人看到和听见,需要使用引导技巧;在团队松散、失焦、甚至是冲突的时候,如何让团队回到正轨,真正一起思考、一起学习、一起决策和一起解决问题,需要学习团队教练的管控技巧;

 

3、工具:

通常的会议,一般都会使用到投影、白板,让大家表达观点。但高效的会议,还会用到引导布、彩色卡纸、A4纸和海报纸。会议也不总是围在桌子边,可能会让大家站起来,写下来,甚至是表演出来,善用基本的纸、笔、墙、白板、海报和所有空间,会议就能变得高效。

 

 二、会议的三种类型:

 

在我看来,会议虽然很多种类,但常见的会议也就三种:

 

建立共识的会议:

小到决定部门哪一天聚餐,大到公司确定战略和企业文化,团队中的每一个人都会把自己的想法带入,大家意见不一的时候如何达成共识,而不是由位高者决定?

达成目标的会议:

不管是周会、月会、年度的经营会议或者项目会议,看似清晰的目标是否真正被大家所认同?达成目标的现状、计划、行动、资源、阻碍等等是否能在最短时间内聚焦讨论?

总结反思的会议:

会议中经常会有总结反思的环节,有些会议本身的目的就是总结经验,反思行动和策略,怎样保证团队每个人都能充分发表真实的想法?反思足够有深度?

 

 三、好的会议有何标准? 

 

从团队教练的角度来看,一个好的会议会有如下七大参考标准:

清晰定义的主题、会议目标、输出结果和议程;

明确的角色分配和时间管理;

有发言规则和冲突处理规则;

未出现大喊大叫、对骂、抢话、讥讽、不参与、蔑视、小圈子……等导致功能失调的行为;

会议氛围呈现出:接纳、民主、相互尊重、高能量、有乐趣、宽容、合作、友善、有凝聚力、相互信任等;

会议目标导向、有明显进展、会议关注当下而非离题或翻旧账;

会议所有参与者的表现是:参与度高、聚焦目标、仔细聆听、反思深入、反馈直接、遵守规则;

 

好的会议会营造出一个“最佳的对话空间”:

1)开放 2)接纳 3)自律 4)尊重 5)对话 6)深层聆听 7)自我觉察 8)真实 9)拥抱不可靠 10)信任

 

 四、学会开会会带来什么改变? 

 

这两年来,我做为教练主持了董事会、股东会、高管会、战略讨论会、周例会、月度总结会等各种会议,渐渐地开始对“如何开会”有了一些心得,把这些心得和实践应用到团队后,取得了非常好的效果:

 

主持股东会,一家投资过千万的公司,6个股东各有自己成功的事业,但在经营方向上没有达成一致,组建4个月后还没有开过一次正式的股东会。经过3小时的团队教练,股东达成一致协议、确定了利益分配机制,选出了董事长,明确了表决机制和冲突处理机制,并完成了高管任命;

 

改造周例会,一家即将在新三板上市的公司,每周例会冗长低效,基本上为老板一言堂,会议每周一从早上9点开到下午1点后都无法结束。经过重新设计,现在会议最长不超过2小时,而且流程清晰,大家轮流主持,老板乐得轻松;

 

引导战略共识会,某公司准备在香港上市 ,经过顾问公司咨询后确定了一个新的战略方向,但所有的中高层领导并未理解这个战略,迟迟无法落地执行。经过3小时的团队教练引导,所有管理层每个人都发表了对战略的不同理解,并最终形成一致的思路以及关键的执行策略,董事长和顾问公司落下心头大石;

 

聚焦目标制订会,与很多中小企业高管在一起,对1-3年的目标达成共识,并就创始团队的优劣势充分分析、管理期望、制订冲突规则,落地到本年本月度关键任务,时长通常都在2-3小时;

 

……

 

只要是团队,就免不了开会,学会有效开会的方法,能使得会议的效率明显提升,成员的参与度也更高;团队在会议中可以相互学习、共同思考决策和解决问题,会议也成为一个给团队赋能的过程;

 

我相信会议体现了一个团队的运作状态和效能,我时常做为影子教练,使用团队会议观察表去观察企业的会议并给出反馈;我也在不断地教练一个又一个的团队学习高效开会,共同创造出有效的会议工具和空间;

 

我更希望的是,每一个高层管理者都能学会高效开会的基本技能,训练出更多具备教练技巧的管理者,让企业因高效会议而赋能团队,去创造更多的价值。